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关于做好招标代理业务的一些思考

  • 发布:陕西轩诚项目管理有限公司 © 版权所有
  • 时间:2016-06-18
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一、引言

招标代理机构是指从事招标工作的社会中介组织,在我国各项工程建设的招投标工作中有着重要的地位,对各项工程的建设起到很好的规范作用,并在在招标投标活动中扮演着重要的角色。招标代理机构在很大程度上促进了我国招标投标市场的健康发展,为我国社会主义建设事业做出了突出的贡献。以下是作者作为一个招标代理人对招标代理业务提出了一些看法。

二、对内加强自身建设和自我完善

(一)队伍的建设和人员素质的提高

招标代理机构应注重专业人才队伍的建设和团队合作精神的培养,引进各专业、各层次人才,形成一个核心团队。同时加强人员培训,提高其综合协调能力、交流沟通能力等多方面的才能;强化职业道德水平教育,提高从业人员的整体素质;通过专业知识培训、执业道德教育、典型项目模拟实施等方面的教育培训,使从事招标代理人员的专业知识和业务水平得到提高。形成一个专业配套全、业务技术精、职业素养高、人员层次结构合理的招标代理团队,能够同时开展不同类型的招标代理服务。

(二)信息系统的建立和制度建设

招标代理机构应重视内外部信息的获取和交流,内部建立招标代理信息资料收集、整理、交流和归档系统;外部建立信息的获取、分析、利用系统,及时收集、补充和更新与工程招标有关的信息资料库,逐步建立完善与招标代理咨询服务相关的信息动态采集和决策支持系统。除此之外,还应进行招标代理过程中各种制度的建设,包括:

1 质量控制制度,如《招标代理业务工作规程》、《业务回访和跟踪制度》等;

2 业务学习和职业道德管理制度,如《业务学习制度》、《从业人员职业道德规范》等;

3 工作纪律与奖罚制度,如《工作纪律制度》、《员工奖罚制度》等。

(三)体系的完善与文件的汇编

为全面提升招标代理质量,招标代理机构应汇集涉及工程项目招标方面的相应法律、法规、规章以及与之对应的技术标准,做成电子文档包或装订成册,以便招标代理人员从业过程中的学习和使用;建立质量体系保障程序,明确招标代理服务关键流程和关键点;健全合同、财务、档案等各项规章制度。

招标代理机构还应参照最新的与招标代理相关的法律法规和文件规定,将已有的招标文件范本重新进行修订,形成一套规范的且具有本企业特色的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料采购等招标系列文件范本,既利于同业主充分合作,又保证公司规范、高效地完成代理业务。同时,强化招标文件编制、审核、发售流程,有效地控制招标代理服务的过程质量。

(四)提供廉洁优质高效服务

1 独立自主开展代理业务

招标代理机构作为依法设立的从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织,不应受控于委托方,而是独立的、平等的第三方。因此招标代理机构在被委托代理的范围内独立自主地开展工作,不应受被代理人的干涉和其不合法意愿的左右,做到真正的

“公开、公平、独立自主、诚实信用”。

2 提高招标文件编制质量

招标代理机构在编制招标文件时特别要对招标工程的内容和范围、招标项目的技术要求、对投标人资格审查标准要求、投标报价要求、投标文件密封和递交、工期和质量等级、开标要求、评标定标办法等招标投标与造价关键内容进行严格把关;还应做到合同的主要条款严谨、工程量清单准确,避免招标文件中出现含糊不清、模棱两可、相互矛盾以及歧视性不公正条款或违法违规等内容。同时应进一步强化招标答疑环节,必须在招标文件的显要部位向投标人说明招标答疑的时间和方式,答疑说明要明确,不得出现模糊不清内容。

3 提升代理服务含金量

招标代理机构不是帮业主“走过场,完成手续”,也不仅是协助招标人“确定中标单位”。招标代理机构应在代理过程中给项目业主提供更具专业性、针对性、经验性的咨询建议,以提升咨询服务的含金量。

一方面,在招标文件编制阶段除了针对项目特点合理设置条件,达到选择优秀的中标单位外,还可以结合招标文件条款的设置起到对项目建设进行预控管理。另一方面,要提供高质量的咨询建议,各招标代理从业人员就不能只停留在熟悉相关招标法规、管理办法的层面,还应具备与招标相关的一些其它学科的知识,比如造价管理、合同管理、施工管理、以及法律知识。这就要求招标代理从业人员必须具有较高的综合素质,从业人员应加强从业人员的业务学习,积极收集已完项目的反馈信息;有条件的单位还可以以实践活动、经验交流的方式丰富知识面,增进对相关学科知识的理解运用等。

4 杜绝违规操作现象

特别注意的是招标代理机构在代理过程中应遵循招标投标的有关法律、法规,严格依法办事。本着为被代理人提供廉洁、优质、高效服务的宗旨,杜绝为迎合业主意愿或满足业主不正当利益要求而违规操作的现象。

三、对外进行业务开拓和业务发展

(一)建立良好的社会关系

当前招标代理市场信息不对称的问题非常突出:一方面,招标代理并未完全实行公开招标,招标代理机构无法从报纸、招标信息网站及时获取有关招标代理的信息,造成了信息的闭塞或滞后;另一方面,企业的数据库开放程度较低,信息缺乏完整性和时效性,形成了一个个信息孤岛。因此代理机构就必须和外界(如政府部门、学校、房地产公司等)建立良好的社会关系,包括行政关系、业务关系和人际关系。

特别注意的是,这里所说的建立关系并不是靠拉关系,给业务“回扣”等不正常手段招揽招标代理业务,而是树立良好的企业形象,通过向业主进行宣传,增强业主的信服力,以便业主在后期的招标代理业务委托时首要考虑和选择。

(二)多方位建立信息获取渠道

由于招标代理信息存在闭塞或信息孤岛现象,因此招标代理机构不能坐等机会,而是应该从多方位建立信息获取渠道:一方面,网络获取。招标代理业务人员要随时关注网上信息,尤其是那些新建或刚立项的项目动态,主动与业主进行沟通;经常进入各级政府网站或招标采购网查看招标代理信息公告;另一方面,走出去多交流。招标代理业务人员要对一些潜在的业主提前进行拜访、交流,争取第一时间获取到招标代理信息资源,并及时将信息反馈给领导进行分析、决策。

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